採用活動において、エントリーシート（ES）の提出を依頼した後、期限を過ぎても提出がない場合は催促メールが必要になります。
ただし、伝え方を誤ると相手にプレッシャーや不信感を与え、志望度を下げてしまう可能性もあります。
本記事では、エントリーシート催促メールで避けるべきNGワードと、印象を損なわない改善案を具体例付きで解説します。
なぜ催促メールに注意が必要なのか
催促メールは「急かす」性質を持つため、受け手にネガティブな印象を与えやすいものです。
特に就職活動中の学生や転職希望者は複数企業とやり取りしているため、少しの言葉の違いで企業イメージが左右されます。
そのため、
- 圧迫感を与えない
- 相手の状況を尊重する
- 丁寧で配慮ある表現を使う
この3点が重要です。
エントリーシート催促メールのNGワード
1. 「まだ提出されていませんが」
NG理由
事実ではあるものの、責めているような印象を与えます。
改善案
→「ご提出状況について確認のご連絡を差し上げました」
2. 「至急提出してください」
NG理由
命令口調で強い圧力を感じさせます。
改善案
→「お手数ですが、○月○日までにご提出いただけますと幸いです」
3. 「期限を過ぎています」
NG理由
ミスを強調し、相手を萎縮させる表現です。
改善案
→「ご提出期限を過ぎておりますため、念のためご連絡いたしました」
4. 「早く対応してください」
NG理由
抽象的かつ一方的で、配慮に欠けます。
改善案
→「ご都合のよろしいタイミングでご対応いただけますと幸いです」
5. 「未提出のままです」
NG理由
責任追及のニュアンスが強くなります。
改善案
→「現時点でご提出の確認が取れておりませんため」
印象を良くする催促メールのポイント
単にNGワードを避けるだけでなく、以下の工夫を加えることで印象が大きく改善します。
1. クッション言葉を入れる
「恐れ入りますが」「お手数ですが」などを添えることで柔らかくなります。
2. 相手の状況を配慮する一文を入れる
例：
「ご多忙のところ恐縮ですが」
「行き違いでしたらご容赦ください」
3. 目的を明確にする
なぜ連絡しているのかを簡潔に伝えることで、納得感が生まれます。
改善された催促メール例文
以下は、NG表現を避けた実用的な例文です。
件名：エントリーシートご提出のお願い（○○株式会社）
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○株式会社 採用担当の△△です。
先日ご案内いたしましたエントリーシートにつきまして、
ご提出状況の確認のためご連絡いたしました。
すでにご対応いただいておりましたら行き違いとなり、
大変失礼いたしました。
お手数をおかけいたしますが、
○月○日までにご提出いただけますと幸いです。
ご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
よくある失敗パターン
催促メールでありがちな失敗として、以下のようなケースがあります。
- 事務的すぎて冷たい印象になる
- 相手を責めるニュアンスが出てしまう
- 締切だけを強調してしまう
これらはすべて「相手視点の欠如」が原因です。常に「受け手がどう感じるか」を基準に文章を調整することが重要です。
まとめ
エントリーシートの催促メールでは、言葉選びひとつで印象が大きく変わります。
NGワードに共通するのは「強制・指摘・責任追及」のニュアンスです。これを「確認・お願い・配慮」に置き換えることで、丁寧で好印象なコミュニケーションになります。
採用活動においては、候補者との関係性も重要な資産です。催促の場面でも信頼を損なわない表現を意識していきましょう。
