ビジネスシーンで頻繁に発生する「日程調整メール」。
シンプルなやり取りに見えて、実は印象を大きく左右する重要なコミュニケーションです。
本記事では、そのまま使える日程調整メールの例文を「依頼・返信・お礼」に分けて紹介します。コピペしてすぐ使える形式にしているので、状況に応じて活用してください。
日程調整メールの基本マナー
まずは押さえておきたいポイントです。
- 候補日は複数提示する（3つ以上が理想）
- 相手の都合を優先する表現を使う
- 結論を先に書く（簡潔に）
- 日時は誤解がないよう具体的に書く
① 日程調整を「依頼する」メール例文
基本パターン
件名：打ち合わせ日程のご相談株式会社〇〇
〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
打ち合わせの日程につきまして、ご相談させていただきたくご連絡いたしました。
以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
- 4月10日（月）10:00〜12:00
- 4月11日（火）14:00〜17:00
- 4月12日（水）終日可能
上記以外でもご都合の良い日時がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
- ポイント
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- 「ご相談させていただきたく」で柔らかく
- 時間帯の幅を持たせると調整しやすい
② 日程調整に「返信する」メール例文
OKする場合
件名：Re: 打ち合わせ日程のご相談株式会社△△
□□様いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
ご連絡いただきありがとうございます。
以下の日程で問題ございません。
- 4月11日（火）14:00〜
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
別日を提案する場合
件名：Re: 打ち合わせ日程のご相談株式会社△△
□□様いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
恐れ入りますが、ご提示いただいた日程では都合がつかず、 以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
- 4月13日（木）10:00〜12:00
- 4月14日（金）15:00以降
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
- ポイント
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- 断るときは「クッション言葉」を入れる
- 必ず代替案を提示する
③ 日程確定後の「お礼メール」例文
件名：日程確定のお礼株式会社〇〇
〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
この度は日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
それでは、下記日時にてよろしくお願いいたします。
- 4月11日（火）14:00〜
当日お会いできることを楽しみにしております。
- ポイント
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- 最終確認として日時を再掲する
- 簡潔にまとめる
シーン別に使える一言フレーズ集
日程調整メールで使える便利な表現です。
- 「ご都合いかがでしょうか」
- 「ご確認のほどお願いいたします」
- 「お手数をおかけいたしますが」
- 「差し支えなければ」
- 「恐れ入りますが」
これらを適切に使うことで、丁寧な印象になります。
まとめ
日程調整メールは、以下の3ステップで考えるとシンプルです。
- 候補日を提示（依頼）
- 可否を回答（返信）
- 確定してお礼
形式が決まっているため、例文を使い回すことで効率化が可能です。
本記事のテンプレートをベースに、自分の業務に合わせて調整してみてください。
