就職活動や転職活動において、「内定を辞退したいけど、メールでいいのか？それとも電話すべきか？」と迷う人は多いはずです。
結論から言うと、基本は電話が望ましいが、状況によってはメールでも問題ないというのが実務的な判断になります。
本記事では、メールと電話の使い分け、失礼にならない伝え方、そしてすぐ使える例文まで具体的に解説します。
内定辞退はメールだけでも大丈夫？
まず前提として、企業側は採用に多くの時間とコストをかけています。
そのため、辞退の連絡はできるだけ誠意をもって行う必要があります。
結論
- 第一志望企業など丁寧に対応したい場合 → 電話が基本
- 時間が合わない・営業時間外 → メールでも可
- 電話後の正式な記録 → メール併用がベスト
つまり、「メールだけ＝NG」ではありませんが、関係性や状況によって判断することが重要です。
電話とメールの使い分け
電話を使うべきケース
- 内定をもらってから時間が経っている
- 面接で何度もやり取りがあった
- 企業規模が小さく、個別対応が強い
- 誠意をしっかり伝えたい
電話は直接声で伝えられるため、印象を悪くしにくいというメリットがあります。
メールでも問題ないケース
- 連絡が営業時間外
- 担当者と電話がつながらない
- 複数社に同時に辞退連絡が必要
- 比較的ライトなやり取りの企業
この場合は、丁寧な文章を意識すれば失礼にはなりません。
おすすめの流れ
- 可能なら電話で伝える
- その後メールで正式に辞退連絡（記録として残す）
この方法が最も無難です。
内定辞退メールの書き方ポイント
- メールで辞退する場合は、以下の構成を意識してください。
-
- 件名：内定辞退のご連絡（氏名）
- 宛名（会社名・担当者名）
- お礼（内定をもらったことへの感謝）
- 辞退の意思
- 理由（簡潔でOK）
- お詫び
- 結び
重要なのは、理由は正直すぎなくていいが曖昧すぎないことです。
内定辞退メールの例文（シンプル版）
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、
今回の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、
このような結果となり申し訳ございません。
貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
内定辞退メールの例文（理由を少し明確に）
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねた結果、
他社の内定を受諾することを決めたため、
誠に勝手ながら貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考を通じて貴社の魅力を強く感じていただけに、
このような決断となりましたことを大変心苦しく思っております。
ご期待に沿えず申し訳ございません。
貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
電話での内定辞退の伝え方（簡単例）
電話ではシンプルに伝えるのが基本です。
- 名乗る
- お礼
- 辞退の意思
- お詫び
例
「お世話になっております。内定をいただきました山田と申します。
この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」
内定辞退でやってはいけないNG行動
- 無断で連絡しない（いわゆるバックレ）
- 直前まで引き延ばす
- 理由を攻撃的に書く
- テンプレそのままで雑な印象になる
特に「連絡しない」は社会人として大きなマイナスになります。
まとめ
内定辞退は誰でも気まずいものですが、ポイントを押さえれば問題ありません。
- 基本は電話、状況によってメールでもOK
- 迷ったら「電話＋メール」の併用が安全
- 誠意・感謝・簡潔さを意識する
適切に対応すれば、将来的に同じ企業と関わる可能性があっても悪影響は最小限に抑えられます。
丁寧に対応することを最優先に考えましょう。
